Så hanterar OfficePal uppgifter

OfficePal använder bara cookies som behövs för att du ska vara inloggad.

• Administratörens inloggning. När du loggar in som administratör sätter inloggningstjänsten (Supabase) sessionscookies vars namn börjar med sb-. De håller dig inloggad och förnyas medan du använder tjänsten.
• Personalens inloggning. När en anställd loggar in med sin kod på Personal-sidan sätts en signerad cookie med namnet op_employee. Den gäller i 12 timmar och innehåller den anställdas och företagets id samt en utgångstid.
• Inga spårningscookies. Inga cookies för analys, annonser eller spårning.

När du bokar en demo skickar du namn, företag och e-postadress, och om du vill telefon och en kort beskrivning av vad ni gör. Uppgifterna skickas som ett e-postmeddelande via vår e-postleverantör (Resend) till OfficePal, med din adress som svarsadress, så att vi kan höra av oss om demon. Ingenting från formuläret sparas i någon databas hos OfficePal.

När en anställd spelar in en fältrapport skickas ljudet till OpenAI för tal till text. Ljudet sparas inte av OfficePal. Texten visas för den anställda, som kan ändra den innan den skickas. Den skickade texten sparas som en rapport hos företaget och används för att skapa utkast till fakturor och offerter.

För ett företag som använder OfficePal sparas prislistan, fältrapporter, utkast till fakturor och offerter, kundernas namn och de kontaktuppgifter som skrivs in, samt en beslutslogg över vad som skapats, godkänts och avvisats, av vem och när. Personalen ser bara sina egna rapporter och deras status, aldrig priser, belopp eller kunders kontaktuppgifter.

Databasen ligger i Stockholm. Följande underleverantörer behandlar uppgifter:

• Supabase – databas och inloggning. Tar emot allt som sparas i tjänsten och administratörens inloggningsuppgifter.
• Resend – e-post. Tar emot mottagaradress och innehåll i offerter, påminnelser och demoförfrågningar.
• OpenAI – tal till text. Tar emot ljudet från röstrapporter och returnerar text.
• Anthropic – språkmodell. Tar emot rapporttexten, prislistan och kundnamn för att tolka rapporten och ta fram utkast.

Följande underleverantörer används bara när administratören har slagit på den tjänst de hör till. Har företaget inte slagit på tjänsten når inga uppgifter dem.

• Retell AI – samtalsröst (realtidsröst). Tar emot ljudet i ett inkommande samtal och returnerar text och sammanfattning. OfficePal sparar varken ljud eller utskrift, bara uppringarens nummer, behov, namn, adress och önskad tid.
• 46elks – telefonnummer och SMS. Tar emot uppringarens nummer och texten i SMS-bekräftelser.
• Fortnox – bokföring. Tar emot kundens namn, adress, e-postadress och fakturans rader och belopp när administratören godkänner en överföring. Visma eEkonomi och Bokio används på samma sätt när de kopplas.
• Bolagsverket – företagsuppgifter. Vid registrering skickas organisationsnumret för att hämta namn, juridisk form och adress ur det öppna företagsregistret.
• Anthropic används även för att granska utskick före de skickas, för samtal och för texten överst i söndagsrapporten. Rapportens siffror räknas i OfficePals egen kod.

Frågor om uppgifter eller den här texten? Hör av dig via formuläret på startsidan.